Birden fazla şirketi çatısı altında barındıran holding ve grup yapılarında finans ekiplerinin gün sonunda karşılaştığı tablo genelde aynıdır: onlarca banka hesabı, farklı şirket kodları, farklı para birimleri ve her biri için ayrı ayrı indirilip kontrol edilmesi gereken ekstreler. Tek bir şirket için bile zaman alan mutabakat işlemi, şirket sayısı ve hesap sayısı arttıkça katlanarak büyüyen bir operasyonel yüke dönüşür. CANIAS ERP gibi çoklu şirket yapısını destekleyen bir ERP sistemi kullanan gruplarda bu karmaşayı azaltmanın yolu, sistemin sunduğu organizasyonel esneklikten doğru şekilde yararlanmaktan geçiyor.
Çoklu şirket mimarisi neden bu kadar önemli
CANIAS ERP, özellikle üretim ve endüstriyel işletmelerde tek bir veritabanı üzerinden birden fazla şirketin ve fabrikanın yönetilebilmesine imkân tanıyan bir mimariyle biliniyor. Otomotiv tedarik zincirinden makine imalatına kadar farklı sektörlerde, çok lokasyonlu ve zaman zaman çok ülkeli üretim yapısına sahip orta ve büyük ölçekli şirketler bu tür sistemleri tercih ediyor; çünkü tek merkezden yönetim ile yerel operasyonel esnekliği bir arada sunuyor. Ancak bu mimarinin muhasebe tarafındaki potansiyeli, banka hareketlerinin şirket bazında ne kadar düzenli ve doğru şekilde sisteme aktarıldığına bağlı. Şirketler kendi hesap planlarını, kur politikalarını ve onay hiyerarşilerini korurken, grup genelinde tutarlı bir mutabakat disiplini kurabilmek asıl zorlu kısım.
Farklı banka, farklı hesap, farklı format sorunu
Grup şirketlerinin çoğu, tarihsel nedenlerle ya da bölgesel ihtiyaçlar yüzünden birden fazla bankayla çalışıyor. Her banka kendi ekstre formatını, kendi internet şubesini ve kendi işlem kodlamasını kullandığından, muhasebe ekibi her hesap için ayrı bir manuel süreç yürütmek zorunda kalıyor. Bir şirketin TL hesabı ile başka bir grup şirketinin döviz hesabı aynı sistemde farklı mantıkla işlenirken, hata payı da artıyor. Bu noktada ekstrelerin standart bir formata dönüştürülerek merkezi biçimde ERP’ye aktarılması, hem zaman kazandırıyor hem de şirketten şirkete tutarsız kayıt riskini azaltıyor.
Yetkilendirme ve onay akışlarının şirket bazında ayrışması
Çoklu şirket yapısında herkesin her hesaba erişmesi ne pratik ne de güvenli. Her şirketin kendi ödeme limitleri, kendi onaylayıcıları ve kendi maker-checker akışı olması gerekiyor. Bir grup şirketindeki finans yöneticisinin başka bir şirketin banka hareketini görmesi ya da onaylaması istenmeyen bir durum. Bu yüzden şirket, hesap ve kullanıcı bazında ayrıştırılmış yetkilendirme, hem iç kontrol hem de denetim açısından kritik. Onay akışlarının sistematik biçimde tanımlanması, aynı zamanda hangi ödemenin kim tarafından ne zaman onaylandığının izlenebilir olmasını da sağlıyor.
Konsolide nakit görünürlüğü
Çoklu şirket ve çoklu banka hesabı yönetiminde asıl değer, tek tek hesapları değil, grubun tamamının nakit pozisyonunu bir arada görebilmekte yatıyor. Hangi şirketin hangi bankada ne kadar nakdi olduğu, hangi hesapta döviz pozisyonu bulunduğu ve grup içi virmanların ne durumda olduğu bilgisi anlık ve doğru şekilde ortaya konabildiğinde, finans yönetimi taktik değil stratejik bir işleve dönüşüyor. Özellikle döviz cinsinden işlem yapan gruplarda, hesaplar arası kur farkının ve kur arbitrajı fırsatlarının takip edilebilmesi, günlük hazine kararlarını doğrudan etkiliyor.
Kural motoruyla mutabakatı otomatikleştirmek
Şirket sayısı arttıkça manuel eşleştirme sürdürülebilir olmaktan çıkıyor. Banka hareketlerinin şirket koduna, tutar aralığına, açıklama metnine veya cari hesaba göre otomatik olarak eşleştirildiği bir kural motoru, bu noktada operasyonel yükü büyük ölçüde azaltıyor. Her şirket için ayrı kural setleri tanımlanabildiğinde, bir grup şirketinin POS tahsilatları başka bir mantıkla, tedarikçi ödemeleri farklı bir kuralla otomatik işlenebiliyor; muhasebe ekibi de yalnızca istisnai durumlarla ilgilenmeye vakit ayırabiliyor.
CANIAS ERP’nin sunduğu çoklu şirket altyapısı, banka hareketlerinin doğru ve zamanında aktarılmasıyla asıl değerine kavuşuyor. Bankentegre, farklı bankalardaki hesap hareketlerini standart bir formatta toplayıp şirket bazında tanımlanmış kurallarla CANIAS ERP’ye otomatik aktaran bir katman olarak bu süreci sadeleştiriyor. Sonuç olarak grup şirketleri, tek tek hesap kontrolüyle uğraşmak yerine, mutabakatı büyük ölçüde otomatikleşmiş ve grup genelinde tutarlı bir sistemle yönetebiliyor.