Logo Tiger kullanan bir muhasebe ekibinde ayın kapanışı genellikle aynı senaryoyla ilerler: banka şubelerinden veya internet şubesinden indirilen ekstreler Excel’e aktarılır, cari hesap hareketleriyle satır satır karşılaştırılır, POS ve pazaryeri tahsilatları ayrı bir tabloda takip edilir ve kur farkı içeren işlemler en sona bırakılır. Tiger’ın cari hesap ve finans modülleri kayıtları düzenli tutsa da, banka tarafındaki veriyi ERP’ye taşıyan adım çoğunlukla elle yapılmaya devam eder. Sonuç, her ay tekrar eden ve hataya açık bir mutabakat süreci olur. Aşağıdaki beş yaklaşım, bu süreci baştan sona otomatikleştirmek isteyen Logo Tiger kullanıcıları için pratik bir yol haritası sunuyor.
1. Ekstre Aktarımını Elle Yapmaktan Vazgeçin
Mutabakatın en çok zaman alan kısmı genellikle veri girişinden önce gelir: her banka için ayrı ayrı ekstre indirmek, formatları düzenlemek ve bu bilgiyi Tiger’a uygun hale getirmek. Bu adım otomatikleştirildiğinde ekip, veriyi hazırlamak yerine doğrudan kontrol etmeye odaklanabilir. Banka hesap hareketlerinin doğrudan ERP’ye aktarıldığı bir yapı kurulduğunda, gün başında ekstre indirmekle geçen süre büyük ölçüde ortadan kalkar ve muhasebe ekibi güne veriyle değil, analizle başlar.
2. Cari Hesap Eşleştirmesini Kurallara Bırakın
Aynı müşteriden gelen ödemenin her seferinde farklı bir açıklamayla gelmesi, mutabakatı yavaşlatan klasik bir sorundur. Burada işe yarayan yöntem, tekrar eden ödeme kalıplarını (açıklama, tutar aralığı, gönderen bilgisi gibi) tanımlayarak sistemin bu eşleştirmeyi otomatik yapmasını sağlamaktır. Kullanıcı tanımlı kurallar bir kez kurulduktan sonra, benzer işlemler manuel müdahale gerektirmeden cari hesaplarla ilişkilendirilebilir; ekip yalnızca kural dışı kalan istisnalara bakar.
3. POS ve Pazaryeri Tahsilatlarını Tek Ekranda Toplayın
Perakende, e-ticaret veya karma satış kanalı olan işletmelerde tahsilatlar banka ekstresine tek kalemde değil, komisyon ve kesinti sonrası net tutarlarla düşer. Bu durum, satış tutarı ile banka hesabına yansıyan tutar arasında görünürde bir fark yaratır ve genellikle manuel araştırma gerektirir. Sanal POS ve pazaryeri tahsilatlarının ayrı ayrı değil, tek bir mutabakat ekranında görülmesi, bu farkların kaynağını (komisyon, iade, gecikme gibi) hızlıca ayırt etmeyi kolaylaştırır.
4. Onay Akışıyla Hata Payını Küçültün
Ödeme ve virman işlemlerinde tek kişinin hem hazırlayıp hem onayladığı akışlar, iç kontrol açısından risk taşır. Maker-checker mantığıyla çalışan bir onay akışı; işlemi hazırlayan ile onaylayan kişiyi ayırarak hem hata hem de suistimal riskini azaltır. Bu yapı özellikle birden fazla şubesi veya banka hesabı olan Logo Tiger kullanıcıları için, ödeme sürecine ek bir güvenlik katmanı ekler ve denetim sırasında işlem geçmişinin izlenebilir olmasını sağlar.
5. Döviz İşlemlerinde Kur Farkını Gözden Kaçırmayın
İthalat, ihracat veya çok para birimli çalışan işletmelerde döviz cinsinden gelen ödemeler, kur farkı nedeniyle Tiger’daki fatura tutarıyla birebir örtüşmeyebilir. Bu farkın manuel hesaplanması hem zaman alır hem de küçük tutarlı hataların birikmesine yol açabilir. Döviz işlemlerinin kur bilgisiyle birlikte otomatik olarak izlendiği bir yapı, hangi farkın gerçek bir kur hareketinden hangisinin ise eşleşme hatasından kaynaklandığını ayırt etmeyi kolaylaştırır ve kur arbitrajı gibi durumları da görünür kılar.
Sonuç: Mutabakatı Aylık Bir Krize Dönüştürmeyin
Bu beş yöntemin ortak noktası, mutabakatı ay sonunda toplu şekilde yapılan bir iş olmaktan çıkarıp günlük, sürekli bir kontrol haline getirmektir. Logo Tiger’ın güçlü cari hesap ve finans altyapısı, banka tarafındaki veriyle ne kadar sorunsuz konuşursa süreç o kadar hızlanır. Bankentegre gibi bir entegrasyon katmanı, ekstre aktarımından kural bazlı eşleştirmeye, onay akışlarından döviz takibine kadar bu adımları otomatikleştirerek finans ekiplerinin zamanını veri girişinden çok istisnaları yönetmeye ayırmasını sağlar. Sonuçta amaç, her ay aynı tabloyu yeniden kurmak değil; mutabakatı arka planda kendiliğinden ilerleyen bir sürece dönüştürmektir.